Como organizar arquivos para a base de conhecimento da Eva IA?

O conteúdo dos arquivos para a base de conhecimento da sua Eva IA é de extrema importância para garantir que as respostas possuam diversidade e qualidade para o colaborador.

Por onde começar?

Para você, profissional de RH, preparamos um documento em Word pensado para quem está começando. Ele já traz informações básicas e perguntas comuns feitas por colaboradores, mas sinta-se à vontade para adaptar ao seu contexto.

Você pode baixar o arquivo abaixo, fazer as edições que julgar necessárias e acrescentar tudo que achar importante antes de enviar para a Eva.

Template_Contexto_e_instrucoes_basicas_para_a_Eva_AI.docx

Quais formatos eu posso enviar?

A Eva por enquanto aceita apenas arquivos em PDF. Mas caso você queira enviar um documento do Word ou mesmo uma planilha do Excel, você pode exportar esses arquivos como PDF e enviar para a Eva. 

Se você usa o Microsoft Office:

Caso precise de ajuda para converter aqui estão alguns sites que podem te ajudar:

• Como exportar qualquer arquivo do Microsoft Office para PDF: https://support.microsoft.com/pt-br/office/salvar-ou-converter-em-pdf-ou-xps-em-aplicativos-do-office-desktop-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110
• Como exportar Word do Google Drive para PDF: https://support.google.com/drive/thread/184483701/como-transformar-word-em-pdf-no-drive?hl=pt-br#:~:text=Acesse o arquivo Word e,selecione Criar documento PDF%2FXPS.
• Como exportar Planilha do Google Drive para PDF: https://support.google.com/docs/thread/188353311/como-exportar-uma-planilha-em-pdf-por-meio-de-um-link-direto?hl=pt
• Word geral para PDF: https://www.adobe.com/br/acrobat/online/word-to-pdf.html
• Excel geral para PDF: https://www.adobe.com/br/acrobat/online/excel-to-pdf.html

O que meu arquivo deve conter?

Seu arquivo para a base de conhecimento deve reunir todas as informações que você deseja que seus colaboradores tenham acesso. O céu é o limite! Não é necessário seguir um padrão de formatação ou organização — o importante é que a informação esteja lá. A Eva consegue processar dados não estruturados e utilizá-los para responder aos colaboradores.

Exemplo de estrutura

Pergunta: Tenho direito a férias?
Variações: Quando recebo minhas férias? 
PJ tem direito a férias?
Posso tirar férias como PJ?
Como funciona o meu descanso como PJ?
Posso fracionar meu período de descanso?
Vínculo: PJ
Resposta: Como Pessoa Jurídica, não há direito a férias formais. O período de descanso pode ser fracionado, de acordo com o planejamento do prestador e a aprovação do gestor responsável. O período de descanso deve ser acordado com antecedência, considerando a rotina e as demandas do próprio negócio.

Como vejo as respostas da Eva para os colaboradores?

Para acompanhar as interações, acesse no menu lateral a seção Autoatendimento > Interações do usuário.

Nessa página você pode:

• Ver todas as perguntas feitas pelos colaboradores;
• Clicar em uma mensagem para conferir um breve histórico da conversa;
• Acompanhar métricas, como total de interações e interações únicas.

Esses dados ajudam a entender os tipos de dúvidas mais comuns e permitem que você atualize a base de conhecimento da Eva de forma estratégica.

Eu preciso escrever as perguntas?

Não é obrigatório! A Eva IA consegue organizar informações não estruturadas e utilizá-las para responder aos colaboradores.

Se você quiser definir perguntas principais e variações, isso ajuda a Eva a dar respostas mais rápidas e precisas.

O que devo evitar enviar?

Alguns tipos de documentos não são recomendados para a base de conhecimento da Eva, já que ela ainda não segmenta informações por colaborador. 

Evite enviar:

• Informações bancárias e pessoais dos colaboradores. 
• Informações contábeis.
• Contratos e dados de clientes.
• Documentos executivos

Gostou desse artigo? Esperamos que ele tenha ajudado! Conte conosco para tirar dúvidas: suporte@evacopilot.com.br.